Çalışanlar öğrenmeye neden zaman ayıramıyor? Katılım engellerini okumak

Eğitime zaman ayırmak için önce hangi karar verilmeli?

Çalışanın eğitime katılmasını kolaylaştırmak için yalnızca uygun saat seçmek yetmeyebilir. O sırada hangi işin erteleneceği, kimin destek vereceği ve katılım için gerekli erişimin nasıl sağlanacağı da belirlenmelidir. İşteGeliş olarak önerimiz, düşük katılımı hemen isteksizlik diye yorumlamak yerine, çalışanın önündeki somut engeli ve bu engeli kaldırabilecek kişiyi birlikte tanımlamak.

Bu yazının odağı ders süresini kısaltmak veya kişisel zaman yönetimi öğretmek değil; kurumun öğrenmeye gerçekten yer açıp açmadığını incelemek. Önceki OECD notumuzda iş görevine uygun öğrenme tasarımını ele almıştık. Burada ise uygun eğitim bulunmasına rağmen çalışanın neden başlayamadığına ya da planladığı oturuma neden katılamadığına bakıyoruz.

OECD bulgusunu doğru kapsamla okuyalım

OECD'nin 8 Temmuz 2025'te yayımladığı Trends in Adult Learning raporunda, istediği eğitime katılmasına engel bildiren 25–65 yaş yetişkinlerin %48'i için en önemli engel iş veya aile sorumluluklarına bağlı zaman kısıtı. Bu, tüm çalışanların %48'i demek değildir. Şekil 3.7, önceki 12 ayda arzu ettiği eğitime katılamayanların seçtiği tek en önemli nedeni gösterir; OECD ortalaması katılan üye ülkelerin ağırlıksız ortalamasıdır.

Analiz örgün olmayan, işle ilgili öğrenme kapsamındadır. Dayandığı 2023 Yetişkin Becerileri Araştırması genel olarak 31 ülke ve ekonomide yaklaşık 160.000 kişiyi kapsar. Araştırmanın ana yaş aralığı 16–65 iken burada kullanılan engel göstergesi 25–65 yaşla sınırlıdır. Genel örneklem büyüklüğü bu alt grubun katılımcı sayısı değildir.

Veri toplama Eylül 2022’de başlayıp ülkelere göre Ağustos 2023’e kadar uzanmıştır. Raporun yayın yılı ile verinin dönemi farklıdır. Türkiye bu araştırma turunda yer almadığından oranı Türkiye’deki çalışanlara veya İşteGeliş müşterilerine mal edemeyiz. Bulguyu kurumumuz için bir teşhis olarak değil, görüşmelerde sınanacak bir soru olarak kullanmalıyız.

İşteGeliş yorumu: davet göndermekle zaman açmak farklı işlerdir

Bir takvim daveti çalışana eğitimin ne zaman olduğunu bildirir; o sıradaki iş yükünü kendiliğinden azaltmaz. Kurumun eğitimden beklediği fayda önemliyse, katılımın günlük iş öncelikleriyle ilişkisi de açık olmalıdır. Aksi halde çalışan aynı saat içinde hem hizmet vermek hem öğrenmek zorunda kalabilir. Bu değerlendirme, araştırmanın kurumlara doğrudan ölçtüğü bir sonuç değil, bizim uygulama yorumumuzdur.

Kurgusal bir örnek düşünelim: Müşteri taleplerini yanıtlayan bir ekipte herkes aynı canlı eğitime davet ediliyor. Ancak telefonları kimin karşılayacağı konuşulmadığı için bazı çalışanlar oturumdan ayrılıyor. Bu durumda eğitimi daha ilgi çekici hale getirmek tek başına yeterli olmayabilir. Önce hizmetin devamını sağlayacak görev paylaşımı veya farklı katılım grupları düşünülmelidir.

Her engel kurumun tamamen kontrolünde olmayabilir. Bununla birlikte yönetici, iş önceliğini ve ekip içi desteği düzenleyebilir; İK, erişim koşullarını ve eğitim seçeneklerini netleştirebilir. Çalışanın özel hayatına dair ayrıntı istemeden hangi saat veya katılım düzeninin uygulanabilir olduğunu konuşmak mümkündür. Amaç mazeret toplamak değil, işe yarayan bir plan oluşturmaktır.

1. adım: katılmama nedenini tahmin etmek yerine ayırın

Önce son dönemdeki tek bir eğitim grubunu seçin. Davet edilen, kayıt yaptıran ve gerçekten katılan kişileri aynı sayı gibi değerlendirmeyin. Ardından katılamayanlara kısa ve gönüllü bir geri bildirim yolu sunun. Saat çakışması, işin devredilememesi, erişim sorunu veya içeriğin ihtiyaçla uyuşmaması farklı çözümler gerektirir.

Görüşmede neden gelmediniz sorusunun yanında, katılımı mümkün kılacak ne değişebilirdi sorusunu da sorun. Hazır seçenekler kullanıyorsanız başka bir neden belirtme alanı bırakın. Yanıtları kişileri sıralamak için değil, tekrar eden engelleri görmek için değerlendirin. Tek bir devamsızlıktan çalışanın gelişime kapalı olduğu sonucunu çıkarmayın.

Bu aşamanın çıktısı kısa bir engel listesi olsun. Her başlığın karşısına çözümün kimde olduğunu ekleyin. Bağlantı sorunu teknik destek gerektirirken vardiya çakışması operasyon sorumlusunun kararını gerektirebilir. Yetkisi olmayan kişiye sürekli hatırlatma göndermek yerine, karar verebilecek kişinin konuyu ele almasını sağlayın.

2. adım: eğitim saatini iş planına yerleştirin

Ekip yöneticisiyle eğitim sırasında devam etmesi gereken işleri belirleyin. Hangi görev paylaşılabilir, hangisi başka saate alınabilir, hangisi kesintisiz hizmet gerektirir? Bu sorular yanıtlanmadan katılımı kesin saymayın. Çalışanın eğitim sonrasında biriken işi nasıl karşılayacağı da planın parçasıdır; öğrenme zamanı yalnızca takvimde boş bir kutu olmamalıdır.

Grubun tamamı aynı anda ayrılamıyorsa, uygun başka oturum veya grup düzeni olup olmadığını eğitim sağlayıcısıyla görüşebilirsiniz. Mevcut olmayan tekrar, kayıt videosu veya esnek erişim özelliğini varmış gibi planlamayın. Her seçenek için gerçek tarih, kapasite ve sunulan hizmeti doğrulayın. Çözümün mutlaka ders süresini azaltmak olması gerekmez.

Davette eğitim hedefini ve kurumun katılım için yaptığı düzenlemeyi birlikte açıklayın. Çalışan hangi konuda destek isteyebileceğini ve bir iş çakışması oluşursa kime haber vereceğini bilsin. Son dakika değişiklikleri için de tek bir iletişim yolu belirleyin. Böylece belirsizlikler eğitim başlamadan önce görünür hale gelebilir.

3. adım: küçük bir düzenlemeyi deneyip sonucunu inceleyin

İlk uygulamada aynı anda birçok değişiklik yapmak yerine, belirlenen başlıca engele yönelik küçük bir düzenleme seçin. Örneğin eğitim saatinde görev paylaşımını önceden açıklayın. Bu bir uygulama önerisidir; belirli bir katılım artışı sağlayacağına dair garanti değildir. Denemeden önce neyin değiştiğini ve hangi işarete bakacağınızı yazın.

Eğitim sonrasında kayıt ve katılım verilerini, çalışandan gelen açıklamalarla birlikte okuyun. Katılım artmış olsa bile bunu tek başına öğrenme veya iş performansı artışı olarak sunmayın. Katılabilen kişi konuyu uygulamakta ayrıca desteğe ihtiyaç duyabilir. Daha küçük bir gruptaki birkaç kişinin durumu da büyük yüzdelerle başarı hikâyesine dönüştürülmemelidir.

Engel devam ediyorsa düzenlemenin gerçekten uygulanıp uygulanmadığını kontrol edin. Görev paylaşımı duyurulmuş fakat işler yine aynı kişide kalmış olabilir. Sonraki karar yeni bir hatırlatma göndermekten önce bu boşluğu gidermek olmalıdır. Çalışanların bildirdiği ihtiyaca göre saati, grubu veya destek düzenini yeniden değerlendirin.

İK ve operasyon için katılım kontrol listesi

Aşağıdaki sorular İşteGeliş tarafından uygulama hazırlığı için oluşturulmuştur. OECD anketinin kopyası veya bilimsel puanlama aracı değildir. Her soruya uzun bir rapor yerine kısa bir karar ve sorumlu kişiyle yanıt verilebilir.

• Davet, kayıt ve gerçekleşen katılım ayrı izleniyor mu?
• Katılımı engelleyen durum çalışanın görüşü alınarak belirlendi mi?
• Eğitim saatindeki zorunlu işleri kimin yürüteceği açık mı?
• Gerekli bağlantı, cihaz ve çalışma ortamı hazır mı?
• Saat çakışması halinde başvurulacak kişi belli mi?
• Düzenlemenin işe yarayıp yaramadığı eğitimden sonra değerlendirilecek mi?

Eğitim talebine katılım koşullarını da ekleyin

Kurumsal eğitim talebinizi hazırlarken konu başlığının yanına katılımcı grubunu, çalışma saatlerini ve bilinen erişim engellerini ekleyin. Aşağıdaki eğitim kataloğu ve kurumsal talep bağlantıları üzerinden uygun canlı eğitim seçeneklerini değerlendirebilirsiniz. Kurum içindeki görev paylaşımını ise kendi operasyon sorumlularınızla netleştirin.

Bu araştırma notunun önerisi, çalışanlara daha çok zaman bulmalarını söylemekten önce kurumun hangi kararı verebileceğine bakmaktır. Uygun bir eğitimi seçmek, katılım koşullarını hazırlamak ve öğrenilenin uygulanmasını desteklemek ayrı işlerdir. İlk küçük iyileştirmeyi bu zincirdeki somut bir engele bağlamak, ilerlemeyi daha anlaşılır kılabilir.